Framgång i vårdgarantiarbetet på Gotland

Bra dialog och ständig kommunikation viktiga förutsättningar 

Arbetet på Planeringsenhet Vård har byggts upp helt från grunden i samband med vårdgarantins införande och står nu väl rustade för att stödja och heja på verksamheterna.

Tidigare långa köer för besök och operationer

- Gotland har arbetat aktivt med vårdgarantin sedan hösten 2004. Man kunde då konstatera att Hälso- och sjukvården på Gotland inte uppfyllde vårdgarantins mål inom flera områden, berättar Veronica Hermann, som är avdelningschef för Planeringsenhet Vård. Det var inom områdena besök ortopedi, kirurgi, gastroenterologi, psykiatri, ögon, reumatologi, logopedverksamhet och hörcentral samt alla polikliniska och dagkirurgiska operationer.

I operationsköerna fanns sammanlagt 1 200 patienter som väntat längre än 90 dagar inom ortopedi, kirurgi, kvinnosjukvård, öron-näsa-hals och till gråstarr. I mätningarna till den nationella väntetidsdatabasen www.vantetider.se var Gotland bland de sämsta inom flera områden.

Stödfunktionen - en sammanhållande och pådrivande faktor

Planeringsenhet Vård, PEV, bildades i oktober 2005 och består av sju medarbetare med Veronica som chef. Veronica berättar att enheten fungerar som en stödfunktion för Hälso- och sjukvården på Gotland. PEV ser till att väntetidsrapportering sker och att uppgifterna är kvalitetssäkrade, tar fram vårdgarantistatistik var 14:e dag som visar antalet ännu inte bokade patienter till nybesök och behandlingar, antalet som väntat mer än 60 och 90 dagar samt en lista över patienter som tillkommit under de senaste 14 dagarna.

- Vi har många uppgifter, konstaterar Veronica. Vi hanterar även beställningar på transporter med flygambulans och helikopter till och från Gotland och tar hand om bokning av operationer för alla kliniker som använder dagkirurgin och centraloperation. Alla specialistvårdsremisser som skickas från Gotland hanteras av PEV, som även bevakar att vårdbegäran godtas, vilka patienter som väntat mer än 60 dagar och hur planeringen av deras vård är tänkt. Vi kontrollerar att planerad utomlänssjukvård blir av och "rondar" inneliggande patienter på fastlandet.

- Utifrån den vårdgarantistatistik som tas fram signalerar vi till verksamheterna och hälso- och sjukvårdsdirektören hur läget är, förklarar Veronica. När det gäller operationer så har vi ett arbetsutskott till operationsstyrelsen där avdelningscheferna och verksamhetscheferna för de opererande klinikerna är med. En stående punkt är hur det fungerar med vårdgarantin och antal patienter som väntat på varje klinik. Vi byter operationssalar vid behov och ser till att operationstiden utnyttjas så bra det går och att den klinik som har patienter som riskerar att vänta för länge får mer operationstid.

- En gång i månaden lägger vi tillsammans med klinikerna en gemensam plan för hur operationssalarna ska fördelas framöver, berättar Veronica vidare. Det styrs efter hur inflödet har sett ut och hur varje klink kunnat tillgodose vårdgarantin. Det är inte acceptabelt att en klinik får in alla sina oprioriterade patienter inom 60 dagar, medan vårdgarantin inte kan hållas av andra kliniker. Vi har ju gemensamma operationssalar och en och samma elektiva vårdavdelning där patienterna vårdas. Vi brottas för närvarande med att balansera hur salar och ingrepp fördelas för att hålla vårdgarantin för att inte få överbeläggningar på avdelningen.

Hårt arbete med att förbättra tillgängligheten

- Under första halvåret 2005 handlade det mycket om att vi gjorde handgripliga insatser i alla verksamheters väntelistor för att få verksamheterna att inse att dessa listor inte var så aktuella som man trodde, berättar Veronica. Vi tog fram exempel på avlidna, felprioriterade och inte aktuella osv. och visade det för verksamhetscheferna. Jag tog fram listor på patienter som väntade på operation inom kirurgi och ortopedi och gick igenom dem tillsammans med chefläkaren och sedan fick läkarna gå igenom listorna.

Tydligare regler sattes upp på Gotland efter 1 oktober 2005 för att få anmäla patienter för operation; patienten skulle vara redo att få sin operation inom 90 dagar, det skulle inte finnas kvarstående medicinska eller privata skäl till att inte göra det inom tre månader.

- Vi kontaktade de patienter som var uppsatta på operation inom kirurgi, urologi och ortopedi som krävde sluten vård, berättar Veronica vidare. Vi gjorde upp en planering om när patienten ville bli opererad, preliminärbokade patienterna och utifrån det skaffade verksamheterna sina operatörer. Extrasatsningar på operationer gjordes under åtta veckor under 2006 då lasarettet öppnade en extra sal.

Veronica vill även framhålla en annan verksamhet, hörcentralen, som har gjort jättejobb utifrån vårdgarantihjulets olika aktiviteter (mer information finns på www.skl.se/vardgaranti). Hörcentralen har vänt en väldigt dåligt tillgänglighet till att varaktigt hålla garantin.

Gemensam satsning inom Gotland

- Hela hälso- och sjukvården på Gotland har ställt upp jättebra i detta arbete, berättar Veronica entusiastiskt. Vi har fått låna andra klinikers vårdplatser, fått extra sjukgymnast-insatser osv.

Personalen har ställt upp mangrant för att arbeta bort vår "ryggsäck" av operationer. Vi arbetade också mycket media för att få positiv uppmärksamhet i media.

Förutom extrainsatserna på operationer verkade Sune Handell, verksamhetschef på Operations- och intensivvårdskliniken, för att en dagkirurgisk enhet startades september 2005, eftersom han ansåg att alla operationssalarna inte användes effektivt.
- Den dagkirurgiska enheten är en viktig funktion för att klara av det ständiga inflödet av patienter, förklarar Veronica.

Stark vilja och tydliga krav några framgångsfaktorer

- Verksamheterna har diskuterat mycket kring ordning och reda. Ett stort arbete på kirurgkliniken har varit att arbeta mot vad patienterna behöver och föra diskussioner kring detta, säger Veronica. Det har också förts mycket diskussioner med primärvården om indikationer för remittering. Både ortopeden och kirurgen har lämnat sökarnummer till primärvården som kan utnyttjas vid frågeställningar kring remittering.

En styrgrupp har tillsatts med Hälso- och sjukvårdsdirektör, chefläkare, informatör, verksamhetschef för operations- och intensivvårdskliniken och vårdkoordinator som träffas varje vecka för att följa vårdgarantin och tillgängligheten.

- Vad som varit viktigt är den ständiga kommunikationen med och mellan verksamheterna kring vårdgarantin, t ex. med veckomöten och att ha en kontinuerlig dialog med politikerna, påpekar Veronica.

En viktig framgångsfaktor med vårdgarantiarbetet på Gotland var även att separera "ryggsäcken" med operationer från inflödet, så att nyuppsatta patienter vid vårdgarantins införande inte skulle behöva vänta längre än 90 dagar. Även de kontinuerliga redovisningarna av logistiska mätetal som signalerar hur vårdgarantin hålls och tidigt påvisar när insatser behövs har en stor betydelse.
- Det är viktigt med ett tydligt ledarskap med krav på att hålla vårdgarantin och tydliga krav från förvaltningschefen, anser Veronica. Det finns en stark vilja hos verksamhetscheferna att jobba för detta. Vi har också haft en grupp med eldsjälar som jobbat mycket för att ha vårdgarantin på agendan.

God tillgänglighet på Gotland numera

- Nu hålls vårdgarantin i stort sett för alla behandlingar, konstaterar Veronica. Det som ännu är lite svårt är att hitta rätt balans i fördelning av operationssalar och vårdplatsutnyttjande så att alla ortopedioperationer kan genomföras inom 90 dagar. Trots det är det inte många som väntat > 90 dagar för operation inom ortopedi heller. I dagsläget är det under ca 10-15 patienter som är redo för operation och av dem har de flesta valt att inte "slussas" vidare till annat län pga. vårdgarantin.
Vad ska Gotland arbeta med framöver?

- Nu kan vi mer tydligt se när inte alla oprioriterade patienter kan tas emot inom 90 dagar, eftersom "ryggsäcken" till operation är borta, säger Veronica. Det ger en större kontroll och överblick. Nu kan vi istället fokusera oss på att öppet diskutera prioriteringar av dessa patienter inom klinikerna och mellan klinikerna och håller nu på att ta fram principer för prioriteringarna. Det är ett fortsatt arbete med att styra och balansera flödet genom den planerade operationsprocessen så att operationssalar och vårdplatser och alla andra resurser i flödet utnyttjas på bästa sätt. Gotland har inrättat en s.k. utomlänsstyrelse som ska fungera på samma sätt som operationsstyrelsen. Där diskuteras vilka enheter i utomlänssjukvården som håller vårdgarantin och nu finns det ett forum för att diskutera vilka patienter som fått vänta >90 dagar på sådan vård. Man vill också ha högre fokus på tillgängligheten till undersökningar.

Liten jämfört med stort

- Jag ser en stor fördel med vår "litenhet"; det är nära till beslut och vi har en bra kommunikation där det är lätt att nå varandra. Vi löser mycket av problemen i korridorerna, säger Veronica. Det finns också en närhet till politikerna och vi har haft en tät och bra dialog med dem. De har varit intresserade och lätt kunna komma på studiebesök till oss. Det är också ganska lätt att få en överblick över allt som ingår i vårdgarantin och det är relativt lätt att se var insatser behövs och hur olika enheters tillgänglighet påverkar andra enheter, tycker Veronica. En viktig fördel med "litenheten" är att rykten sprids fort och att det har blivit en god cirkel när det sprids på lasarettet att tillgängligheten blivit bättre. Många som sett de positiva effekterna av vårdgarantiarbetet sprider detta vidare och tveksamma medarbetare är mer positiva idag.

Kontaktinformation:

Veronica Hermann, avdelningschef Planeringsenhet Vård, väntetidssamordnare och vårdkoordinator, Gotland

Ulf Gripkow